Communication et des Médias : moderniser l’administration par l’écrit des procédures

Finies les pratiques qui reposent sur les habitudes de chacun ! Le ministère de la Communication et des Médias veut désormais inscrire son fonctionnement dans des règles claires, écrites et partagées. Réunis le mercredi 9 septembre, à Libreville, directeurs généraux, directeurs centraux, responsables des structures sous tutelle et points focaux ont participé à un séminaire consacré à l’élaboration d’un manuel de procédures, avec l’appui du Secrétariat général du gouvernement (SGG). Une démarche qui vise à transformer les pratiques quotidiennes en véritables référentiels de travail.

Les directeurs généraux, directeurs centraux, responsables des structures sous tutelle et points focaux participant au séminaire. © D.R.

Le ministère de la Communication et des Médias veut améliorer la structuration de son administration. Un séminaire de renforcement des capacités consacré à l’élaboration des manuels de procédures s’est tenu, le 9 septembre, à Libreville, avec l’accompagnement du Secrétariat général du gouvernement (SGG). La rencontre, organisée au siège de La Poste, a réuni directeurs généraux, directeurs centraux, responsables des structures sous tutelle et points focaux appelés à piloter ce chantier transversal.

L’objectif n’est pas de réinventer le fonctionnement des services, mais il est question de le formaliser pour mieux le maîtriser. Chaque direction devra inventorier ses procédures, documenter ses méthodes, préciser les responsabilités et définir les circuits de traitement des dossiers.

«Il est question pour nous aujourd’hui de formaliser des pratiques que chacun exerce déjà au quotidien, afin d’élaborer des procédures consolidées qui permettront, au final, d’avoir un véritable manuel de procédures du département de la Communication et des Médias», a expliqué Christ Landry Bouegny, conseiller à la Présidence de la République auprès du SGG. Derrière cet exercice technique se profile donc un enjeu de taille, à savoir réduire les disparités dans les méthodes de travail et sécuriser davantage l’action administrative.

Une nouvelle culture administrative que le ministère entend installer

Alphonse Hasse Nziengui, Secrétaire général du ministère, représentant le ministre de tutelle Germain Biahodjow. © D.R.

Pour Alphonse Hasse Nziengui, Secrétaire général du ministère, représentant le ministre Germain Biahodjow, l’accompagnement du SGG répond surtout à un besoin de clarification et d’appropriation. «Ce n’est pas faute de volonté de travailler, mais l’exercice n’est pas toujours aisé à mettre en pratique sur le terrain», a-t-il reconnu.

Le futur manuel doit ainsi servir de boussole aux agents. Qui fait quoi, comment, dans quels délais et selon quel circuit ? En apportant ces réponses, le document devrait renforcer la traçabilité des actes, la responsabilisation des agents et la continuité du service public, tout en limitant les zones d’incertitude.

Le chantier est désormais entre les mains des différentes directions et structures sous tutelle, appelées à recenser et formaliser leurs procédures avant validation. En attendant le document, c’est une nouvelle culture administrative que le ministère entend installer, à savoir moins fondée sur les usages informels, davantage structurée autour de règles communes et évaluables. Une évolution qui s’inscrit dans les exigences de performance et de redevabilité portées par les autorités, mais aussi dans le dispositif de suivi-évaluation de la feuille de route du ministère. Le pari est donc de faire du manuel de procédures non pas une énième production administrative, mais un véritable outil de modernisation et d’efficacité.